Vigor - Fylgirita- og samþykktarkerfi

Vigor viðskiptahugbúnaður býður upp á öflugt rafrænt ferli við skönnun og samþykkt fylgiskjala og bókun þeirra.

Þegar fylgirit berast inn eru þau forskráð af bókara þar sem gerð er tillaga að bókhaldslykli, að því loknu eru þau skönnuð í skjalaskanna og  myndirnar merktar við bókunartillögurnar.

Reikningur skráður í fylgiritaskrá

Við komu reiknings er hann skráður og bókaður í fylgiritaskrá.
Bókhald Vigor kerfisins les fylgiritaskrána og birtir sem „Óuppfært" allar færslur í fylgiritakerfinu sem bíða samþykktar og bókunar.
Við skráningu er hægt að nýta mjög öfluga flýtiskráningu, sem byggir á tilbúnum bókunarreglum fyrir skylda reikninga.
Þarf því aðeins að slá inn viðkomandi flýtinúmer og þá koma forsettar upplýsingar sjálvirkt fram í skráningarglugga.

Reikningur skannaður inn og sendur til samþykktar

Að skráningu lokinni er reikningurinn skannaður inn í kerfið. Í skjalavistunargrunninn er skráð fylgiritsnúmer, sem tengir skannaða skjalið við upplýsingarnar sem skráðar voru í fylgiritaskrá. Þessi tenging er síðan notuð þegar sækja þarf skjalið til birtingar á skjá. Engin takmörk eru á fjölda fylgigagna. Með þessu er komið í veg fyrir að sækja þurfi upplýsingar í möppur. Eftir að reikningur hefur verið skannaður inn bíður hann í bókhaldi þar til hann fær endanlegt fylgiskjalsnúmer eftir samþykkt og bókun.
Enginn pappír er því að fljóta á milli ábyrgðaraðila til uppáskriftar.

Yfirfarinn og samþykktur

Ákveðnar samþykktarreglur segja til um hverjir samþykkja hvaða reikninga og í hvaða röð. Eftir skráningu og skönnun fer reikningurinn í samþykkt. Ábyrgðaraðilar viðkomandi deilda eða sviða rekstursins fara síðan yfir reikningana, skoða forbókun þeirra og samþykkja eða hafna eftir aðstæðum.
Eftir samþykkt er reikningurinn bókaður og myndast þá endanleg færsla með fylgiskjalsnúmeri.

Hagræði

Það er ljóst og hefur sannast hjá notendum Vigor viðskiptahugbúnaðar að hagræðið af þessu samþykktarferli er verulegt.